Allgemeine Datenschutzerklärung

Die allgemeine Datenschutzerklärung des Studierendenwerks Karlsruhe können Sie hier herunterladen

Datenschutzerklärung zur Website

Wir freuen uns, dass Sie unsere Webseite besuchen und sich für uns interessieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die wir anlässlich Ihres Besuchs auf unserer Website speichern, ist uns wichtig. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie allgemein über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informieren, soweit sie beim Besuch unserer Seite anfallen. Zusätzlich erhalten Sie einen Überblick über Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen.

1. Verantwortliche Stelle
Studierendenwerk Karlsruhe
Anstalt des öffentlichen Rechts
Adenauerring 7
76131 Karlsruhe

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie
per E-Mail: datenschutz@sw-ka.de
oder per Post: unter vorstehender Anschrift, „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.

2. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
2.1. Automatisch verarbeitete Webserver-Daten
Beim Besuch unserer Webseite speichert unser Webserver automatisch eine Reihe von Protokollinformationen. Wir werten diese Daten nur zu statistischen Zwecken, aus Gründen der Systemsicherheit (z.B. zum Schutz vor Missbrauch) und zur Fehlerdiagnose aus. Zu den automatisch verarbeiteten Daten gehören:
• Domain-Name bzw. IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Name der aufgerufenen Seite,
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),
• verwendetes Betriebssystem,
• verwendete Sprache und Name des Internet Service Providers,
• Zeitpunkt des Aufrufs,
• übertragene Datenmenge,
• Typ und Version des verwendeten Browsers,
• Internetseite, von der aus die Datei aufgerufen wurde
• bei Buchung eines Impftermins (siehe 2.9) werden Gesundheitsdaten zu Impfomax/Infomaxx gesendet.

Diese Daten werden nur vorübergehend gespeichert, das heißt normalerweise 7 Tage und nur in besonderen Problemsituationen länger, bis die Probleme gelöst sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO , denn die Funktionsfähigkeit des Webauftritts liegt im besonderen Interesse unseres Unternehmens.

2.2. Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Cookie-Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die technische Funktionsfähigkeit des Webauftritts von diesen Cookies abhängt, denn dies liegt im besonderen Interesse unseres Unternehmens. Für Cookie-Daten, die ohne technisch zwingende Notwendigkeit verarbeitet werden, bitten Sie wir zuvor um Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

2.3. Webanalyse-Tool Matomo (ehemals Piwik)
Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzer (zu Cookies siehe bereits oben). Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:
(1) Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers
(2) Die aufgerufene Webseite
(3) Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
(4) Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
(5) Die Verweildauer auf der Webseite
(6) Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unserer Webseite. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden, nämlich spätestens nach 180 Tagen. Bitte beachten Sie auch, dass Sie am Ende dieser Seite auch die Möglichkeit haben, der Matomo-Webanalyse zu widersprechen.

2.4. Kontaktformular
Auf unserer Internetseite sind Kontaktformulare vorhanden (z. B. zur Bewertung von Speisen), welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Die zu verarbeitenden Daten können dem Kontaktformular entnommen werden.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs die Einwilligung des Nutzres eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Zustellung dieser Daten an uns teilweise unverschlüsselt erfolgt. Deshalb bitte wir darum, uns keine besonderen Kategorien von Personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) über das Kontaktformular zukommen zu lassen; nutzen Sie dafür sichere Wege wie beispielsweise den Postweg.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wird die Einwilligung des Nutzers nicht eingeholt, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse des Unternehmens in der ordnungsgemäßen Verarbeitung ihm zugestellter Kommunikationsdaten liegt.
Zudem werden folgende weitere Daten bei der Anmeldung erhoben:
(1) IP-Adresse des aufrufenden Rechners
(2) Datum und Uhrzeit der Registrierung

Die Erhebung dieser Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern. Dies ist ein berechtigtes Interesse des Unternehmens. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung des Anliegens der Kontaktaufnahme. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

2.5. Google ReCaptcha
Wir binden die Funktion zur Erkennung von Bots, z.B. bei Eingaben in Onlineformularen ("ReCaptcha") des Anbieters Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, ein. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated.

2.6. Kontakt per E-Mail
Sie können uns gerne per E-Mail kontaktieren. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Zustellung dieser Daten an uns unverschlüsselt erfolgt. Deshalb bitten wir darum, uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) per E-Mail zukommen zu lassen; nutzen Sie dafür sichere Wege wie beispielsweise den Postweg.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Soweit E-Mails als Geschäftsbriefe anzusehen sind oder diese steuerlich relevant sein könnten, gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.

2.7. Newsletter
Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Hierzu zählt die E-Mail-Adresse sowie weitere in der Eingabemaske ersichtliche Daten.
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters ist die Einwilligung.
Zudem werden folgende weitere Daten bei der Anmeldung erhoben:
(1) IP-Adresse des aufrufenden Rechners
(2) Datum und Uhrzeit der Registrierung
Die Erhebung dieser Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern. Dies ist ein berechtigtes Interesse des Unternehmens.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist, danach noch 3 Jahre lang zu Nachweiszwecken. Die sonstigen im Rahmen des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten werden in der Regel nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.
Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

2.8. Registrierung
Wo es möglich ist, ist unsere Webseite ohne Registrierung nutzbar. Für die Nutzung bestimmter Bereiche ist eine Registrierung erforderlich. Dies ist klar gekennzeichnet. Einträge in interaktiven Bereichen unserer Internetseite (z. B. Jobbörse, Marktplatz, Tandem etc.) sind im Internet ohne Login für alle sichtbar, die unsere Seite besuchen.

3. Empfänger Ihrer Daten
Über die zuvor genannten Empfänger hinaus haben wir spezialisierte Dienstleister beauftragt, uns beim Betrieb unserer IT-Anwendungen zu unterstützen, dazu zählen beispielsweise Webhoster, Softwareanbieter, Systemadministratoren und Rechenzentrumsbetreiber. Diese haben, nur soweit für die Erbringung der Dienstleistungen unbedingt erforderlich, Zugriff auf personenbezogene Daten.

4. Löschung von Daten
Soweit dies zuvor nicht bereits beschrieben ist, löschen wir Daten grundsätzlich dann, wenn der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist. Falls gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, dürfen wir erst nach Ablauf dieser Fristen löschen. Ansonsten halten wir Daten gespeichert, soweit ein überwiegendes betriebliches Interesse besteht.

5. Ihre Rechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von gesetzlichen Regelungen. Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihr Einverständnis. In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen.
Sie haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Jotform
Wir haben Jotform auf unserer Website eingebunden. Anbieter ist die Jotform Inc., 111 Pine St. Suite, 1815 San Francisco, Kalifornien 94111, USA (nachfolgend Jotform).

Jotform ermöglicht es uns, Online-Formulare zu erstellen um Nachrichten, Anfragen und sonstige Eingaben unserer Websitebesucher zu erfassen. Die von Ihnen getätigten Eingaben werden auf den Servern von Jotform verarbeitet.

Der Einsatz von Jotform erfolgt zur Wahrnehmung unserer Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer optimalen digitalen Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis verarbeiten wir aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, und aufgrund § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies auf Ihrem Endgerät umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Unabhängig davon werden die Daten auf der Jotform-Servern automatisch nach einer kurzen Bereitstellungsfrist gelöscht.

Die Übertragung Ihrer Daten auf die Jotform-Server und unser Abruf dieser Daten erfolgen verschlüsselt.
Die Datenübertragung in die USA wird durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert, die wir mit Jotform abgeschlossen haben.
Details finden Sie hier:

Wir haben mit Jotform einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Umfragen und Gewinnspiele
Gelegentlich veranstalten wir Umfragen zu einzelnen Themen und losen dabei Gewinne aus. Zur Durchführung verwenden wir auch personenbezogene Daten der Teilnehmenden aufgrund der Wahrnehmung unserer Aufgaben und gesetzlichen Pflichten, und auch wegen unseres berechtigten Interesses an positiver Kommunikation. Zu dem erbitten wir Ihre widerrufliche Einwilligung, wenn wir Ihre Daten darüber hinaus verwenden, beispielsweise zur Kontaktaufnahme mit Ihnen oder zur Veröffentlichung Ihres Fotos oder Namens. Zugang zu Ihren Daten haben nur die in das Verfahren eingebundenen Personen und Dienstleister. Nachweisbelege müssen wir bis zu 10 Jahre verwahren, Fotos speichern wir zeitlich unbegrenzt oder bis zu Ihrem Widerspruch.

Fotos und Videos bei Veranstaltungen
Bei unseren Veranstaltungen erstellen wir oder ein beauftragter Fotograf Fotos und Videos, auf denen auch Besucher/-innen und Beschäftigte und Gäste abgebildet sein können. Diese Aufnahmen dienen uns zur Dokumentation unserer Tätigkeit und zur Öffentlichkeitsarbeit. Die Rechtsgrundlage ist bei Veranstaltungen für Studierende unsere Aufgabenerfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO, ansonsten unser berechtigtes Interesse an positiver Kommunikation unserer Leistungen aufgrund Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. In Einzelfällen bitten wir um die Einwilligung der Abgebildeten.
Mögliche Empfänger der Informationen sind Besucher unserer Webseite und Empfänger von Printmedien, mit denen wir die Aufnahmen veröffentlichen, sowie Pressemedien, Soziale Medien und unsere Dachverbände, an die wir die Aufnahmen weitergeben. Weitere Empfänger können Designer, Druckereien, Web-Designer und -Hoster sein, auf deren Services wir zurückgreifen.
Wir verwahren die Aufnahmen dauerhaft, es sei denn, im Einzelfall ist eine kürzere Haltefrist angegeben. Wenn die Löschung gewünscht wird, werden wir dem schnellstmöglich nachkommen, jedoch müssen wir Belegexemplare von Veröffentlichungen noch eine zeitlang aufbewahren. Bei Veröffentlichungen im Internet und Weitergabe an die Presse können wir die Löschung nicht vollständig gewährleisten.